Datenschutzerklärung für Helfer des CosDay² 2022

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns sehr wichtig. Deswegen bitten wir Sie, die nachfolgende Datenschutzerklärung sorgfältig zu lesen und sich über Ihre Rechte zu informieren.

Der CosDay e. V. verkauft über sein Ticketverkaufssystem Tickets, die zum Eintritt auf die Veranstaltung berechtigen. Zudem werden über das gleiche Ticketverkaufssystem die Helferanmeldungen in einem separaten Abschnitt abgewickelt.

Nachfolgend möchten wir mit unserer Datenschutzerklärung informieren, zu welchem Zweck und in welchen Umfang Ihre persönlichen oder personenbeziehbaren Daten verarbeitet werden, wenn Sie über unser Ticketverkaufssystem als Helfer anmelden und mit uns ein Rechtsgeschäft eingehen.

Diese Webseite nutzt zum Schutz der Übertragung personenbezogener, personenbeziehbarer oder anderer vertraulichen Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an der Zeichenfolge „https://“ in Ihrer Browserzeile.

1.0 Allgemeines

1.1 Hinweis zu unseren Kontaktdaten

Wir weisen darauf hin, dass die Verwendung der Kontaktdaten unseres Impressums zur gewerblichen Werbung ausdrücklich nicht erwünscht ist, vorausgesetzt, dass wir zuvor eine schriftliche Einwilligung erteilt haben oder bereits eine Geschäftsbeziehung besteht.

Der CosDay e. V. widerspricht hiermit jeder kommerziellen Verwendung und Weitergabe seiner Daten.

1.2 Die verantwortliche Stelle

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (im folgenden DSGVO), sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist:

1.3 Wer wir sind

Der CosDay e. V. ist ein gemeinnütziger Verein mit Sitz in Frankfurt am Main. Der Verein wird durch seinen gewählten Vorstand unser seiner Vereinsmitglieder sowie seiner Projekten mitwirkenden Personen repräsentiert.

Ziel des Vereines ist die Förderung und Schaffung der Völkerverständigung zwischen den Kulturen für die Bereiche der japanischen Kunst und Kultur – insbesondere der Zeichen- und Animationskünste sowie Cosplay.

Zweck des Online-Auftrittes ist die öffentliche Präsentation des Vereins und seiner Projekte. Der Verein verfolgt keine wirtschaftliche Zwecke.

2.0 Ihre Rechte

  1. Den anwendbaren Gesetzen zufolge haben Sie verschiedene Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten.
    • Recht auf Bestätigung und Auskunft
    • Recht auf Berichtigung
    • Recht auf Löschung (u.a. „Recht aus Vergessenwerden“)
    • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
    • Recht auf Datenübertragbarkeit
    • Recht auf Widerspruch
    • Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung
  2. Sie haben das Recht, sich einer über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei uns zu beschweren.

Möchten Sie die o.g. Rechte geltend machen, so richten Sie Ihre Anfrage bitte per E-Mail oder per Post unter eindeutiger Identifizierung Ihrer Person an die oben genannte Adresse.

3.0 Rechtsgrundlage und Zweck der Datenverarbeitung

(1) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind die datenschutzrechtlichen Erlaubnisnormen des Art. 6 Abs. 1 DSGVO, soweit erforderlich die Einwilligung des betroffenen Kunden.

4.0 Hosting des Ticketverkaufssystem – Online-Shop

Das Ticketverkaufssystem wird bei einem externen Dienstleister rami.io Softwareentwicklung Pretix mit Geschäftssitz in Deutschland gehostet.

rami.io GmbH
Berthold-Mogel-Straße 1
69126 Heidelberg
Deutschland

Die vom CosDay e. V. in Anspruch genommene Hosting-Leistungen durch Pretix dienen der Zurverfügungstellung der folgenden Leistungen:

  1. Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen,
  2. Rechenkapazität,
  3. Speicherplatz und Datenbankdienste,
  4. Sicherheitsleistung sowie technische Wartungsleistungen.

Beim Aufruf von „tickets.cosday.org“ werden durch den Browser auf Ihrem Endgerät automatisch Informationen an den Server der Webseite/Online-Shops gesendet. Folgende Informationen werden ohne Ihr Zutun automatisch erfasst und bis zur automatisierten Löschung temporär in einer Protokolldatei („Logfile“) gespeichert:

  1. Öffentliche IP-Adresse des anfragenden Rechners,
  2. Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  3. Name und URL der abgerufenen Datei
  4. Website von dem aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
  5. verwendeter Webbrowser und verwendetes Betriebssystem,

Diese Daten werden verarbeitet, um einen reibungslosen Verbindungsaufbau der Website und eine komfortable Nutzung der Website des Dienstleisters zu gewährleisten. In keinem Fall verwendet der CosDay e. V. die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.

Daten, die beim Zugriff auf „tickets.cosday.org“ protokolliert worden sind, werden an Dritte nur übermittelt, soweit CosDay e. V. gesetzlich oder durch Gerichtsentscheidung dazu verpflichtet ist. Eine Weitergabe zu anderen nicht-kommerziellen oder zu kommerziellen Zwecken erfolgt nicht. Die hierfür einsetzbare Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Der Einsatz des Dienstleisters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Unser Dienstleister wird Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen.

Um die datenschutzkonforme Verarbeitung zu gewährleisten, haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung mit unserem Dienstleister geschlossen.

5.0 Erhebung personenbezogener Daten bei der Helferanmeldung

  1.  Zur Abwicklung Helferanmeldung arbeiten wir mit dem / den nachstehenden Dienstleistern zusammen, die uns ganz oder teilweise bei der Durchführung geschlossener Verträge unterstützen. An diese Dienstleister werden nach Maßgabe der folgenden Informationen gewissen personenbezogene Daten übermittelt.
  2. Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.1 Anmeldeabwicklung durch Pretix

  1. In der Helferanmeldung werden personenbeziehbare oder personenbezogene Daten erfasst. Wenn Sie sich als Helfer über das Ticketverkaufssystem anmelden, werden nachfolgende Daten von Ihnen erfasst, um die Anmeldung abzuwickeln und zuzuordnen:
    • Vorname, Nachname
    • Wohnanschrift (Adresse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land)
    • Geschlecht
    • Telefon/Handynummer
    • E-Mail-Adresse
    • Geburtsdatum
    • Kontaktdaten für Notfallkontakte (Name und Telefonnummer)
    • Foto (eigenes Foto)
    • T-Shirt Größe
    • Angaben zur Auswahl der Verfügbarkeit/Anwesenheit
    • Angaben zu persönlichen gesundheitlichen Einschränkungen, Medikamenten und Allergien
    • Facebook-Name
    • Angabe zur Speicherung der Kontaktdaten für zukünftige Veranstaltungen (max. zwei Kalenderjahre)

Diese Informationen werden mit Pretix weitergegeben, da dieser die Bestellung verarbeitet und der Webhoster für diesen Online-Shop ist. Innerhalb dieser Abwicklung erhalten Sie bei der Tätigung der Anmeldung eine E-Mail-Benachrichtigung über den Status der Anmeldung und weitere Benachrichtigungen, die zu Ihrer Anmeldung relevant sind.

Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ist entweder zur Durchführung des Vertrages, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO im Falle einer erteilten Einwilligung oder gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung der berechtigten Interessen des Dienstleisters.

5.2 Datenverarbeitung durch die Nutzung des Online-Shops mit Cookies

Wie andere Webseiten verwenden auch wir sogenannte „Cookies“. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet und gespeichert werden und dadurch welche der Stelle, die den Cookie setzt (hier durch uns), bestimmte Informationen zufließen.

Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Cookies dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen.

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen ziehen wir keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden wie bereits erwähnt vielmehr benötigt, um die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern.

Diese erhobene Daten und Informationen werden durch uns daher einseitig statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, die Webseite auf die statische Mehr- oder Minderheiten zu optimieren und zudem ein Schutzniveau zu erhalten, indem mögliche Angriffe statistisch erfasst und geblockt werden.

Sofern durch einzelne von uns implementierte Cookies auch personenbezogene oder personenbeziehbare Daten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

Sie haben zudem die Möglichkeit, über technische Implementationen Ihres Browsers Cookie-Einstellungen vorzunehmen. Diese sind im Hilfemenü jedes Browsers beschrieben.

Diese finden Sie für die jeweiligen Browser unter den folgenden Links:

  • Internet Explorer: http://windows.microsoft.com/de-DE/windows-vista/Block-or-allow-cookies
  • Firefox: https://support.mozilla.org/de/kb/cookies-erlauben-und-ablehnen
  • Chrome: http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=de&hlrm=en&answer=95647
  • Safari: https://support.apple.com/kb/ph21411?locale=de_DE
  • Opera: http://help.opera.com/Windows/10.20/de/cookies.html

6.0 Funktionen und Angebote unseres Online-Shops

  1. Neben der rein informatorischen Nutzung unserer Webseite und Online-Shops bieten wir verschiedene Möglichkeiten an, die Sie bei Interesse nutzen können. Dazu müssen Sie in der Regel weitere personenbezogene oder personenbeziehbare Daten angeben, die wir zur Erbringung der jeweiligen Leistung nutzen und für die zuvor genannte Grundsätze zur Datenverarbeitung gelten.
  2. Sofern zwischen Ihnen und uns ein Vertragsverhältnis begründet, inhaltlich ausgestaltet oder geändert werden soll oder Sie an uns eine Anfrage stellen, erheben und verwenden wir personenbezogene Daten von Ihnen, soweit dies zu diesen Zwecken erforderlich ist. Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten, soweit dies erforderlich ist, um Ihnen die Inanspruchnahme des Webangebots zu ermöglichen. Sämtliche personenbezogenen Daten werden nur solange gespeichert, wie dies für den genannten Zweck (Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Abwicklung eines Vertrags) erforderlich ist.
  3. Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen werden berücksichtigt.
  4. Wir können Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, wenn wir mit Dienstleistern zusammenarbeiten, die Ihnen Aktionen, Gewinnspiele oder ähnliches anbieten.
  5. Zudem informieren wir Sie in den jeweiligen Angeboten und Funktionen über eine Weitergabe Ihrer Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraum (EWR).

6.1 Kontakt-/Anfrageformulare, sonstige Webformulare und E-Mail-Anfragen

  1. Wenn Sie uns Anfragen über unser Kontaktformular oder via E-Mail zukommen lassen, werden Ihre Angaben zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Die Angabe weiterer Daten ist freiwillig und dient der erleichterten Kontaktaufnahme sowie dazu, Sie persönlich ansprechen zu können. Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Beantwortung Ihres Anliegens bzw. für die Kontaktaufnahme und die damit verbundene technische Administration gespeichert und verwendet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.
  2. Ihre Daten werden nach abschließender Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, dies ist der Fall, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist und sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6.2 Eingebettete Inhalte von anderen Webseiten

  1. Beiträge auf dieser Webseite können eingebettete Inhalte beinhalten (z. B. Videos, Bilder, Beiträge etc.). Eingebettete Inhalte von anderen Webseiten verhalten sich exakt so, als ob der Besucher die andere Webseite besucht hätte. Diese Webseiten können Daten über Sie sammeln, Cookies benutzen, zusätzliche Tracking-Dienste von Dritten einbetten und Ihre Interaktion mit diesem eingebetteten Inhalt aufzeichnen, inklusive Ihrer Interaktion mit dem eingebetteten Inhalt, falls Sie ein Konto haben und auf dieser Webseite angemeldet sind.
  2. Auf unserer Webseite werden Social-Media-Plugins eingesetzt, die Daten von Facebook, Twitter und Instagram abrufen. Diese Plugins dienen der dynamischen Zusammenführung, der von uns veröffentlichen Beiträge auf den jeweiligen Plattformen.
  3. Wir möchten darauf hinweisen, dass wir weder Einfluss auf die erhobenen Daten und Datenverarbeitungsvorgänge haben, noch sind uns der volle Umfang der Datenerhebung, die Zwecke der Verarbeitung oder die Speicherfristen bekannt. Auch zur Löschung der erhobenen Daten durch den Social-Media-Plattformen liegen uns keine Informationen vor.

7.0 Newsletter-Tool “Rapidmail”

Der CosDay e. V. nutzt für die E-Mail-Kommunikation für die Bestellungen in Form der Massen-E-Mail-Versand das Newsletter-Tool von Rapidmail.

Die Daten werden daher an die rapidmail GmbH übermittelt. Dabei ist es der rapidmail GmbH untersagt, die Daten für andere Zwecke als für den Versand des Newsletters zu nutzen.

Eine Weitergabe oder ein Verkauf Ihrer Daten sind der rapidmail GmbH nicht gestattet. Rapidmail ist ein deutscher, zertifizierter Newsletter Software Anbieter, welcher nach den Anforderungen der DSGVO und des BDSG sorgfältig ausgewählt wurde.

Die Einwilligung zur Speicherung der Daten und deren Nutzung zum Newsletter-Versand kann jederzeit widerrufen werden.

Die Firma rapidmail GmbH ist unter der folgenden Adresse erreichbar:

rapidmail GmbH
Augustinerplatz 2
79098 Freiburg i.Br.

Internationale Rufnummer: +49 761 – 216 08 720
Fax: +49 761 582 00 66
E-Mail: info@rapidmail.de

Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit rapidmail GmbH.

8.0 Software as a Service Produktpalette Google „G Suite“

Der CosDay e. V. nutzt die große Produktpalette von Google, die G Suite. Diese stellt uns mehrere cloudbasierte Dienste zur Verfügung.

Für die digitale und schriftliche (offline) Verarbeitung verwendet CosDay e. V. die Cloud-Dienste G Suite von Google.
Google G Suite ist ein Dienst zur cloudbasierten Speicherung und Verarbeitung von vereinsinternen Daten wie Dokumente, Fotos, Formulare, Listen, E-Mail, u. v. m..

Ansprechpartner und Betreiber der G Suite für Europa ist:
Google Ireland Limited
Gordon House, Barrow Street
Dublin 4
Irland

E-Mail: support-deutschland@google.com

Mit dem Zusenden von E-Mails an alle E-Mail-Adresse des CosDay e. V. werden diese auf den Systemen der Google Inc., in Europa gespeichert. Auf den Geschäftsbedingungen basierend, findet durch Google Inc. kein Zugriff auf die Inhalte in der G Suite gespeicherten Daten statt.

Es wurde zwischen dem CosDay e. V. und Google Inc ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

9.0 Widerspruch und Widerruf gegen die Verarbeitung Ihrer Daten

  1. Sofern Sie in eine Datenverarbeitung Ihrer Daten eingewilligt haben, besteht dauerhaft die Möglichkeit, diese Verarbeitung für die Zukunft zu widerrufen. Dadurch werden Ihre Daten nicht mehr für den eingewilligten Zweck verarbeitet, wobei der Widerruf erst für die Zukunft wirkt und die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf davon unberührt bleibt
  2. Falls Ihre Daten aufgrund einer Interessenabwägung nach der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder f DS-GVO verarbeitet werden, können Sie dieser widersprechen, sofern Sie besondere Gründe gegen eine Verarbeitung der Daten vorbringen.
  3. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung zu widersprechen. Somit werden Ihre Daten nicht mehr für den Zweck der Direktwerbung verarbeitet.

10.0 Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

  1. Die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bemisst sich anhand der jeweiligen Rechtsgrundlage, am Verarbeitungszweck und – sofern einschlägig – zusätzlich anhand der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen).
  2. Gemäß § 147 AO gilt für den CosDay e. V. eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Dies gilt ausnahmsweise nicht, wenn der CosDay e. V. aufgrund von steuer- oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (gemäß HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder wenn Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung eingewilligt haben.
  3. Falls Ihre Daten aufgrund einer Interessenabwägung nach der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder f DS-GVO verarbeitet werden, können Sie dieser widersprechen, sofern Sie besondere Gründe gegen eine Verarbeitung der Daten vorbringen.
  4. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO werden diese Daten so lange gespeichert, bis der Betroffene seine Einwilligung widerruft.
  5. Existieren gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Daten, die im Rahmen rechtsgeschäftlicher bzw. rechtsgeschäftsähnlicher Verpflichtungen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet werden, werden diese Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind und/oder unsererseits kein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung fortbesteht.
  6. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden diese Daten so lange gespeichert, bis der Betroffene sein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO ausübt, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  7. Sofern sich aus den sonstigen Informationen dieser Erklärung über spezifische Verarbeitungssituationen nichts anderes ergibt, werden gespeicherte personenbezogene Daten im Übrigen dann gelöscht, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind.

Stand der Datenschutzerklärung: 10.04.2021